Best Value Procurement draait om aantoonbare relevante expertise

Carlita Vis en Wiebe Witteveen (inkoopmanagers bij Rijkswaterstaat) deden en doen belangrijke BVP-kennis en -ervaring op tijdens de Spoedaanpak. Bij dat programma is ongeveer de helft van de dertig projecten op basis van BVP aanbesteed. Tot volle tevredenheid van opdrachtgever en opdrachtnemers. De conclusie – nog niet alle Spoedaanpak projecten zijn afgerond – luidt dat de tenderkosten met ongeveer 60% daalden en de doorlooptijd van de aanbesteding met ongeveer 50%. Prima voorlopige resultaten dus.

Risico's beheersen

Carlita en Wiebe zijn nu enthousiaste pleitbezorgers voor BVP binnen en buiten Rijkswaterstaat. Carlita: ‘Bij BVP gunnen we het werk aan die marktpartij die aantoont het project van begin tot eind te overzien. Onder andere met een risico- en een kansendossier. Belangrijke notie hierbij is dat een opdrachtgever niet altijd het beste zicht heeft op de projectketen en daardoor ook niet alle risico’s en kansen overziet. Doet er zich dan bijvoorbeeld zo’n risico voor, dan resulteert dat vaak in touwtrekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Voor die laatste is dat een verstoring van zijn proces. En dus duur meerwerk. Enfin, de filosofie achter BVP is dat een opdrachtnemer veel beter kan inschatten wat die allemaal aan risico’s en kansen tegenkomt bij een project. Laat die daar dan ook pro-actief de scenario’s voor bedenken.’

Voorsprong

Wiebe: ‘We weten dat veel marktpartijen graag aan de slag willen met BVP en wachten op geschikte projecten. Maar wij zeggen, wacht daar niet op. Begin vandaag al met BVP. Bijvoorbeeld door de processen in kaart te brengen. Vooral de processen die je niet zelf beheerst, maar die jouw processen wel kunnen verstoren. En verbeter die waar het kan. Verdiep je in de klant. Zorg dat je kunt aantonen over relevante expertise beschikt. Door wekelijks te registreren welke risico’s binnen en buiten je invloedssfeer optreden leer je ze herkennen en beheersen. We kennen toch allemaal de bekende risico’s dat een vergunning verkrijgen langer duurt. Of dat de areaalgegevens net even anders zijn. En toch doen we net of we ze voor het eerst tegenkomen? Investeer nu, dan heb je al een belangrijke voorsprong als dat ene geschikte project zich voordoet. En realiseer je dat een visie op het werk steeds belangrijker wordt. Zo zijn bij de Spoedaanpak de mensen die in de realisatiefase een doorslaggevende rol spelen uitgebreid geïnterviewd in de aanbestedingsfase. En dan was het op kunnen lepelen van de aanbieding alleen niet genoeg.’

Kleine stapjes

Het is nog lang niet zover dat BVP de standaard is binnen Rijkswaterstaat. ‘Uiteraard valt er voor onze organisatie nog veel te ontdekken en te leren op dat gebied’, beaamt Carlita. ‘Daarom nemen we kleine stapjes. En ook zeker niet teveel stapjes tegelijk. Binnen de Spoedaanpak hebben we de BVP-exercitie al doorlopen met bouwondernemingen. Maar neem de planstudies voor de ingenieursmarkt, dat is ook voor ons nog redelijk onbekend terrein maar risico’s op raakvlakken genoeg! Dat leren kunnen we ook niet alleen. Daarin willen we samen met de markt optrekken. Deze aanpak kan alleen succesvol worden als de markt ook goede prestaties laat zien. Om die reden is het ook zo belangrijk dat we opgedane kennis en ervaring delen met elkaar. Bijvoorbeeld tijdens workshops met marktpartijen en door de ervaringen met de pilots te delen op de website.’

Het verschil

Volgens Wiebe gaat BVP de GWW-sector ingrijpend veranderen. ‘Gelukkig onderkennen marktpartijen dat ook steeds meer. Het gaat er in de toekomst om dat je je onderscheidt doordat je risico’s kunt beheersen met expertise. Goede sleutelfunctionarissen die het project van A tot Z doorgronden, maken daarbij dan het verschil. Dat heeft een prijs, maar nu een euro extra investeren om straks twee euro te besparen, dat loont. Dat moet de business case voor BVP zijn. Om die reden zullen we de uitvoering van de Spoedaanpak-projecten ook grondig evalueren komende zomer.’

Meer informatie?

Voor meer informatie over BVP zie www.rijkswaterstaat.nl/bvp