Directeurenrapport
Voor een snelle en kwalitatief goede realisatie van de Spoedaanpakprojecten is het nodig om risico’s zo snel mogelijk te signaleren. Bij het voorkomen of oplossen ervan moet iedereen elkaar aanspreken op elkaars verantwoordelijkheden, kennis en evaring. Het meten van de prestaties van projecten tijdens de uitvoering bij het beheersen en voorkomen van risico’s is een belangrijk hulpmiddel. Rijkswaterstaat heeft hiervoor de Wekelijkse Rapportage en het daarvan afgeleide 'Directeurenrapport Spoedaanpak' in het leven geroepen.
Anticiperen op risico’s
Bij de Spoedaanpak kunnen ongewenste en vertragende gebeurtenissen worden gemist als kiespijn. Om meer en beter te anticiperen op die risico’s en kennis daarover met elkaar te delen maken opdrachtnemers de wekelijkse rapportage.
In de wekelijkse rapportage rapporteert de opdrachtnemer welke ongewenste gebeurtenissen zich in de afgelopen week voordeden, wat daarvan de oorzaak was en welke partij (c.q. wie bij opdrachtgever of opdrachtnemer) actie moet ondernemen. Ook de impact van die ongewenste gebeurtenissen op de prijs en de planning is terug te vinden in de rapportage. Verder is in de rapportage te lezen met welke maatregelen de impact van ongewenste gebeurtenissen geminimaliseerd wordt.
Dat alles resulteert in overall tevredenheidscores van de opdrachtgever. Hoe hoger de tevredenheidscore van de opdrachtgever, hoe lager de risicoscore. De overall tevredenheidscore van de opdrachtgever is overigens een gewogen gemiddelde: een ongewenste gebeurtenis met een grote impact op prijs of planning telt zwaarder mee dan een gebeurtenis met een kleine impact.
Directeurenrapport
Het 'Directeurenrapport Spoedaanpak' is een samenvatting van de wekelijkse rapportages per project. Het rapport geeft inzicht in de projecten, legt eventueel opgetreden ongewenste gebeurtenissen bloot en maakt de prestaties van de projectteams van Rijkswaterstaat en de opdrachtnemers transparant. De risicoscore van het project zegt iets over de gezamenlijke prestatie van opdrachtgever en opdrachtnemer, terwijl de tevredenheidscore - gegeven door de opdrachtgever - iets zegt over de prestatie van de opdrachtnemer. Risico’s kunnen immers worden veroorzaakt door Rijkswaterstaat of de opdrachtnemers.
Actuele informatie stroomt hiermee rechtstreeks van de opdrachtnemers naar de Directeur Projecten, die binnen Rijkswaterstaat verantwoordelijk is voor alle Spoedaanpakprojecten.
Verspreiding aan directeuren
Het directeurenrapport kent geen sancties, maar heeft een disciplinerende werking door de verspreiding ervan aan de directeuren van de opdrachtnemers en Rijkswaterstaat.
