Veelgestelde vragen

Waarom ligt de nadruk op snelle aanbesteding?

Gezien de beperkte tendercapaciteit bij de markt is er gekozen voor een korte aanbestedingsprocedure, gericht op kwaliteit. Om te zorgen voor versnelling na de gunning, worden er in het contract prikkels (bonussen) opgenomen die gericht zijn op versnelling en samenwerking.

Hoe wordt samenwerking gestimuleerd?

Om de doelstelling van de spoedprojecten te behalen is samenwerking tussen Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer essentieel. In de overeenkomst is een aantal samenwerkingsafspraken uitgewerkt, waarbij nadrukkelijk ieder zijn eigen verantwoordelijkheden draagt. De samenwerking is gebaseerd op ieders rol en vakmanschap en op onderling vertrouwen. Rijkswaterstaat is zich er van bewust dat deze samenwerking veel zal vragen van alle betrokkenen.

Rijkswaterstaat stelt een risicofonds ter beschikking waaruit de opdrachtnemer een bonus kan verdienen als de opdrachtnemer de opdrachtgeversrisico’s helpt te beheersen.

Wordt er getrechterd op basis van plannen van aanpak?

De niet-openbare procedure kent een selectie- en een inschrijvingsfase. Na de selectiefase worden de geselecteerde gegadigden die voldoen aan de geschiktheidseisen uitgenodigd om een inschrijving te doen. Op basis van ingediende plannen en targetprijzen zal geen trechtering, maar direct gunning plaatsvinden. Deze aanbesteding duurt ongeveer 4 maanden.

Hoe is de prijsvorming opgebouwd?

Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer komen bij gunning targetprijzen per project overeen. Deze prijzen zijn met een onderbouwing opgenomen in de overeenkomst. Als de opdrachtnemer binnen de bandbreedte van plus of min 5% ten opzichte van de targetprijs blijft, dan ontvangt hij een no-claimbonus. Na de voorbereidingsfase wordt de targetprijs omgezet in een bouwsom, de vaste prijs waarvoor de opdrachtnemer het project realiseert. De bouwsom komt overeen met de targetprijs, tenzij deze is aangepast als gevolg van onzekerheden of opdrachtgeverrisico’s. 

Het ontbreken van overeenstemming over de omvang van de bouwsom mag de voortgang niet belemmeren. Indien Rijkswaterstaat en opdrachtnemer het niet eens kunnen worden over de kostenconsequenties van onzekerheden, scopewijzigingen of risico’s, leggen zij de vraag voor aan een (nog op te richten) Raad van Deskundigen. 

Mogen interviews wel een rol spelen tijdens gunning?

Rijkswaterstaat is zich ervan bewust dat geschiktheidseisen (selectiecriteria) betrekking moeten hebben op de inschrijver, terwijl gunningscriteria moeten zien op de inschrijving (verband moeten houden met het voorwerp van de opdracht), maar ook dat bij opdrachten voor intellectuele diensten de individuele kwaliteiten van de dienstverlener een zodanig cruciale rol kunnen spelen, dat het mogelijk is ook in de inschrijvingsfase criteria met betrekking tot individuele kwaliteiten een rol te laten spelen.

Hoewel het in de spoedaanpakprojecten gaat om de aanbesteding van Werken, is het aandeel van (intellectuele) diensten in de vorm van coördinatie- en ontwerpwerkzaamheden zo groot en cruciaal, dat interviews een belangrijke rol kunnen spelen in de fase van de gunning.

Waarom wegen interviews bij gunning zo zwaar mee?

Vanwege de op kwaliteit gerichte (korte) aanbesteding is het procesontwerp gebaseerd op het gedachtegoed van Best Value Procurement. De filosofie is dat het aanbestedingsproces een goede voorspelling moet geven van de beste 'performer': de opdrachtnemer die als beste in staat is om het werk op tijd, binnen budget en met de juiste kwaliteit op te leveren. In de filosofie van Best Value Procurement is de mate waarin de sleutelfunctionarissen (de risico’s van) het project doorgronden een goede voorspeller van de 'performance' tijdens de uitvoering.

Naar aanleiding van de marktconsultatie is de weging van de interviews bij gunning verminderd, van een fictieve waarde van de raming van 25% naar 20%. Daarnaast is het aantal te interviewen sleutelfunctionarissen vergroot van 3 naar 4 en is de duur van het individuele interview verlengd tot een uur. Bij de interviews wordt getoetst of de sleutelfunctionarissen de projecten en de inschrijving doorgronden en zich eraan committeren.

Hoe wordt objectiviteit in de beoordeling gegarandeerd?

Twee onafhankelijk van elkaar functionerende commissies zullen de inschrijvingen beoordelen. De aanbestedingscommissie, onafhankelijk van het projectteam, toetst de inschrijvingen op volledigheid en beoordeelt of de aangeboden targetprijzen onder de plafondprijzen liggen. 

De beoordelingscommissie is samengesteld uit ter zake kundige beoordelaars op de te onderscheiden (deel)vakgebieden. Deze commissie beoordeelt inhoudelijk.

Alle beoordelaars krijgen voorafgaand aan de beoordeling een speciale opleiding. De beoordelingscommissie bestaat uit twee beoordelingsteams die elk een eigen beoordeling geven per EMVI-subcriterium.

Vervolgens stelt de beoordelingscommissie in consensus één definitieve beoordeling per EMVI-(sub)criterium vast. De vragenlijsten voor de interviews worden grotendeels gestandaardiseerd en vastgesteld naar aanleiding van de inhoudelijke beoordeling van de (geanonimiseerde) plannen. Voor het gehele beoordelingsproces wordt een protocol vastgesteld en actieve procesbewaking ingericht.